Étude de cas : Costco renforce son programme de conformité avec 3E

Contexte

Costco Wholesale Corporation exploite une chaîne internationale de magasins-entrepôts à adhésion, principalement sous le nom de “Costco Wholesale”, qui proposent des produits de marque de qualité à des prix nettement inférieurs à ceux généralement pratiqués dans les commerces de gros ou de détail traditionnels. En mars 2004, Costco exploitait 319 entrepôts dans 38 États américains et à Porto Rico, avec plus de 78 000 employés aux États-Unis. Les opérations internationales comprennent 63 sites au Canada, 23 au Mexique, 15 au Royaume-Uni et 12 autres en Asie, soit un total d’environ 25 000 employés supplémentaires.

Les entrepôts de Costco présentent l’une des sélections de catégories de produits les plus larges et les plus exclusives que l’on puisse trouver sous un même toit. Les catégories comprennent : épicerie, confiserie, appareils électroménagers, télévision et médias, fournitures automobiles, pneus, jouets, quincaillerie, articles de sport, bijoux, montres, appareils photo, livres, articles ménagers, vêtements, produits de santé et de beauté, tabac, mobilier, fournitures de bureau et équipement de bureau. Costco est réputé pour proposer des marques nationales et régionales de qualité supérieure, avec une garantie de satisfaction à 100 %, à des prix systématiquement inférieurs à ceux pratiqués par les grossistes ou les détaillants traditionnels. Un large éventail de produits et de catégories, un très grand nombre d’employés et des centaines de sites dans le monde entier font de la gestion de la conformité un défi permanent pour Costco.

Défi n° 1 – Gestion des FDS pour une croissance rapide et la mondialisation

Avant de faire appel à 3E, Costco a mis en place un système interne pour maintenir les FDS en vigueur. Ce système de base, qui consiste en un programme de télécopie automatisé, permet à chaque entrepôt de demander une FDS en cas de besoin en composant un numéro de télécopie dédié et en saisissant un numéro d’article de produit associé à la FDS. Il en résulte qu’une FDS est renvoyée par télécopie directement au demandeur. Ce processus très manuel nécessitait un administrateur spécialisé pour veiller à ce que toutes les FDS soient scannées dans une base de données, afin qu’elles soient facilement accessibles par télécopie, et pour s’assurer que la version télécopiée était la version la plus récente du fabricant. En raison d’une croissance continue, d’une augmentation des demandes de plans d’activités pour les matières dangereuses, d’un désir d’ajouter des FDS canadiennes à son programme et d’un changement dans les responsabilités des employés, Dale Anderson, directeur de l’assurance et de la sécurité, a envisagé d’externaliser la gestion des FDS. “Nous avons examiné d’autres programmes de FDS, mais la plupart d’entre eux étaient soit des logiciels gérés en interne, soit l’utilisation d’une base de données tierce constituée de FDS de produits chimiques purs. Aucune de ces options ne convenait à un environnement de vente au détail. Seule la société 3E offrait l’étendue des services dont nous avions besoin”, a déclaré M. Anderson.

Solution

Les entrepôts disposant d’un accès limité à Internet, les services 3E Protect et 3E Emergency Response ont été mis en place dans l’ensemble de l’organisation. Ces programmes offrent un accès 24 heures sur 24, 7 jours sur 7 et 365 jours par an aux spécialistes 3E des matières dangereuses via le centre de contrôle de la mission HazMat pour les demandes de FDS, ainsi que des conseils médicaux et l’accès à des toxicologues et des médecins en cas d’empoisonnement ou d’incident d’exposition, ou des conseils en matière de nettoyage chimique si une matière dangereuse est déversée dans l’entrepôt.

” Une fois que les services de Verisk 3E ont été mis en œuvre et que notre inventaire a été examiné, nous nous sommes sentis plus confiants quant à la disponibilité des FDS en temps voulu. Le fait de pouvoir compter sur l’expertise de 3E pour gérer la paperasserie nous permet également de consacrer plus de temps à d’autres questions”, déclare M. Anderson.

Défi n°2 – Suivi de la réglementation pendant l’expansion

Alors que Costco continuait d’ouvrir de nouveaux sites et d’étendre ses activités, le personnel EHS trouvait qu’il était de plus en plus difficile et fastidieux de suivre les diverses exigences des agences fédérales et des États en matière de rapports réglementaires.

Solution

Costco a mis en place le calendrier de conformité et le service de divulgation de 3E. “Les spécialistes de la réglementation de 3E entretiennent déjà des relations actives avec des agences dans tous les États-Unis. Pourquoi ne pas tirer parti de ces connaissances pour nous aussi ? Il est tout à fait logique d’utiliser cette expertise et cette expérience pour remplir avec précision et dans les délais les déclarations, les permis et les frais requis”, a déclaré Patrick Coor, spécialiste de la conformité environnementale chez Costco. “3E a créé un programme de calendrier pour suivre toutes les divulgations appropriées. La base de données répertorie les agences, les informations de contact, les exigences en matière de rapports, les dates d’échéance et tous les frais associés. Tous les avis, renouvellements et factures sont envoyés directement à 3E, qui effectue le paiement en notre nom par le biais d’un compte fiduciaire. Le fait que 3E s’occupe de toutes les démarches nous permet d’économiser des centaines d’heures”, ajoute M. Coor. Ces rapports comprennent, sans s’y limiter, les plans d’exploitation des matières dangereuses de la Californie et les rapports EPCRA de niveau II.

Défi n° 3 – Déversements et déchets – Préparation et réaction

Il arrive parfois qu’un sac de marchandises déchiré ou un camion de livraison qui laisse échapper du carburant soient à l’origine d’un déversement. Bien qu’un appel téléphonique au 911 permette d’obtenir rapidement une équipe d’intervention locale pour stabiliser la situation, Costco doit encore contenir, étiqueter, stocker et éliminer correctement les déchets.

Solution

“Nous pourrions nous en charger nous-mêmes, mais cela n’arrive pas assez souvent pour que nous essayions d’entretenir des relations avec les entreprises de nettoyage et de nous tenir au courant des diverses exigences de l’État et du gouvernement fédéral en matière de déversement. 3E présélectionne les entreprises d’intervention sur les matières dangereuses et les entreprises de protection de l’environnement, en s’assurant que chacune d’entre elles possède les certifications et les licences requises pour transporter et éliminer les déchets dangereux sur un site approuvé. Pourquoi ne pas confier cette tâche à quelqu’un qui s’occupe de ces scénarios jour après jour”, a déclaré M. Anderson. “Avec les programmes FDS et de conformité avec 3E, l’utilisation de l’expertise de 3E en matière de déversement était une “évidence”.

“3E fournit un service complet de nettoyage et de gestion des déchets qui permet à Costco de déclencher une intervention par un simple appel téléphonique. 3E gère ensuite l’ensemble de l’incident et fournit à Costco des mises à jour constantes depuis le lieu de l’incident. J’ai trouvé ce service très professionnel, efficace et rentable. Dans un cas, le fait d’utiliser 3E au lieu d’un entrepreneur recommandé par la juridiction locale nous a permis d’économiser des milliers de dollars”, a déclaré M. Coor.

Défi n° 4 – Classification et soutien des transports

Une fois le programme FDS mis en place, Costco a commencé à travailler avec 3E pour améliorer son programme de classification et de transport des matières dangereuses du Département des transports (DOT).

Solution

Grâce au module de classification des transports de 3E, les spécialistes de 3E ont aidé à analyser l’inventaire de Costco, à pré-classifier les produits pertinents pour les exigences d’emballage et d’étiquetage, et à préparer les documents d’expédition et la documentation nécessaires. Les employés de Costco ont également bénéficié d’une ligne téléphonique gratuite, accessible 24 heures sur 24, 7 jours sur 7 et 365 jours par an, qui permet aux spécialistes du transport de 3E de fournir des conseils sur les informations de classification, l’emballage, le marquage et l’étiquetage, ainsi que sur les questions réglementaires relatives à tout mode de transport.

3E et Costco travaillent actuellement sur un programme spécial d’enregistrement des fournisseurs, qui permettra de renforcer encore la conformité et la gestion des stocks. Bien que les vendeurs aient toujours fourni des FDS à Costco, ils devront désormais fournir des FDS et des informations réglementaires connexes directement dans le système d’expédition de Costco via 3E avant qu’une transaction puisse avoir lieu ou que des expéditions puissent être reçues. “Nous sommes ravis de nous associer à 3E pour mettre en œuvre ce programme”, a déclaré Ed Maron, vice-président exécutif des projets spéciaux. “Costco a toujours été le leader de l’industrie dans tous les aspects de son activité, et l’environnement, la santé et la sécurité ne font pas exception. En combinant l’expertise de 3E et l’engagement de Costco en matière de conformité légale et de sécurité, nous continuerons à nous efforcer de créer un environnement sans danger pour tous ceux qui font des affaires avec notre société.”

Résultats – Valeur, sensibilisation, flexibilité et accès

“Nous apprécions notre relation avec 3E. Ils nous ont aidés à accroître le niveau de sensibilisation à l’ESS au sein de notre organisation – de la direction générale jusqu’aux entrepôts”, a déclaré M. Coor. C’est le concept de “guichet unique” qui plaît à Costco et qui fait de 3E un partenaire précieux. Ce concept, ainsi que leur volonté d’être flexibles afin de répondre à nos besoins spécifiques, les distinguent de leurs concurrents. Nous travaillons dans le secteur de la vente au détail, pas dans celui des matières dangereuses, et il est donc très agréable de pouvoir accéder facilement à une FDS ou de composer un numéro pour qu’un professionnel s’occupe d’un problème de matières dangereuses”, a ajouté M. Anderson.

Lieu de travail : Issaquah, WA
Services 3E : 3E Protect, Services d’intervention d’urgence 3E, Services de transport, Rapports de conformité
Industrie/Marché : Commerce de détail
Site Web de l’entreprise : http://www.costco.com