5 conseils pour obtenir de meilleures réponses aux enquêtes auprès des fournisseurs

Nous avons récemment rencontré nos utilisateurs de 3E Exchange pour mieux comprendre comment ils tirent parti des enquêtes auprès des fournisseurs, de la gestion des données et des fonctions de reporting de notre plateforme. L’intérêt pour les enquêtes auprès des fournisseurs et les défis qu’elles posent ne se démentant pas, nous avons voulu vous aider à partager leurs points de vue sur la manière d’impliquer les fournisseurs. Comme nous l’avons appris, cela peut être une source de frustration. Voici donc cinq conseils pour obtenir des réponses de qualité de la part des fournisseurs :

1. Rappelez-vous les principes de base

Lorsqu’ils s’adressent aux fournisseurs, les utilisateurs soulignent l’importance d’inclure des informations de base dans la demande initiale par courrier électronique. Qui, quoi, quand et pourquoi, telle est ma règle de base. Les fournisseurs réagissent beaucoup mieux s’ils savent avec qui ils travaillent et comment ils peuvent poser des questions. Il leur sera beaucoup plus facile d’adresser la demande à la bonne personne en interne s’ils savent quelles informations sont demandées. Il est également essentiel de fixer des délais clairs pour la réponse. Enfin, expliquez pourquoi vous avez besoin des réponses que vous demandez. Comprendre le “pourquoi” vous aidera à motiver vos réponses en temps voulu.

2. Présentation 3E Exchange!

Une simple présentation peut faire beaucoup ! Envoyez au fournisseur un petit courriel d’avertissement. Vous pouvez même organiser une réunion pour les familiariser avec la plateforme. Chaque organisation a sa propre approche. Certaines impliquent l’équipe chargée des achats ou les acheteurs… Faites en sorte que 3E Exchange soit dans leur ligne de mire et faites-leur comprendre l’importance de leurs réponses.

Voici deux exemples :

• • L’équipe d’acheteurs envoie un e-mail de présentation au fournisseur pour l’avertir des futures demandes de 3E Exchange. Ensuite, l’équipe chargée du développement durable travaille avec le fournisseur pour répondre à des questions spécifiques.
  • L’équipe chargée du développement durable dirige toutes les communications, mais met l’équipe chargée de l’achat en copie de tout ce qui est envoyé, y compris la demande de 3E Exchange.

Dans les deux cas, l’e-mail d’introduction permet au fournisseur de s’assurer que 3E Exchange fait partie du processus formel de votre entreprise et l’aide à communiquer l’importance pour l’entreprise de remplir la demande.

3. Fixer des attentes dès le départ

De nombreux utilisateurs ont mentionné la nécessité d’établir les exigences en matière de divulgation des produits chimiques dès le début de la relation avec le fournisseur. L’inclusion de ces exigences dans l’accord formel avec le fournisseur a constitué la première étape, et le fait de s’assurer que le fournisseur comprenait ces exigences lors de la vérification a considérablement amélioré le succès de l’opération. Souvent, les données chimiques ne peuvent pas être obtenues lors de l’établissement d’une relation avec un fournisseur parce que les spécifications d’achat ne sont pas encore finalisées. Lorsque le fournisseur sait dès le départ qu’il devra fournir des informations complètes ou presque complètes, l’introduction de 3E Exchange s’en trouve grandement facilitée.

4. Plusieurs niveaux d’information

Comme à l’école, certains fournisseurs se surpassent pour vous fournir les données dont vous avez besoin, tandis que d’autres demandent plus d’efforts. De nombreux utilisateurs ont souligné l’importance de disposer de plusieurs niveaux de divulgation pour les fournisseurs qui entrent dans ces deux catégories et tous ceux qui se situent entre les deux. La plupart des utilisateurs demandent d’abord à leurs fournisseurs de leur fournir des informations complètes sur les matériaux. Les fournisseurs sont souvent préoccupés par leurs propres produits chimiques, et ce désir de garder certains produits chimiques exclusifs a été pris en compte par la fonction de propriété dans les enquêtes auprès des fournisseurs dans 3E Exchange. Toutefois, certains fournisseurs souhaitent attester d’une liste spécifique de produits chimiques ou répondre à des questions sur leur produit au lieu de divulguer l’intégralité des matériaux, de sorte que l’envoi d’une deuxième enquête aux fournisseurs retardataires, assortie d’une demande plus simple, a été une approche très fructueuse.

5. Les questions linguistiques

Enfin, veillez à formuler les questions de manière à ce que les fournisseurs les comprennent et les encouragent à fournir le plus d’informations possible. Melea Wade de Shaw a donné un exemple concernant le contenu de la California Prop 65. Plutôt que de poser deux questions et de faciliter la tâche en ne mentionnant pas les noms chimiques :

Posez une question et soyez direct :

Melea a constaté qu’elle obtenait de bien meilleures réponses à la deuxième question, plus simple.

Il est très important de faire preuve de clarté, d’équité et d’une certaine souplesse à l’égard de vos fournisseurs lorsque vous leur demandez des informations, en particulier des informations sensibles telles que la teneur en substances chimiques. Utilisez ces bonnes pratiques pour faciliter les choses, tant pour vous que pour vos fournisseurs.