L'art des FDS, partie 3 : meilleures pratiques de gestion pour assurer la conformité HSE et renforcer la sécurité

Une fois que vous avez rédigé votre FDS, quelle est l’étape suivante ? Cela peut sembler évident, mais vous devez maintenant gérer efficacement votre portefeuille de FDS afin de garantir la conformité.

Les processus varient considérablement d’un lieu de travail à l’autre. Peut-être disposez-vous d’une grande équipe d’auteurs de FDS et d’un personnel spécialisé pour les gérer. Ou bien votre équipe est très réduite et vous avez des contraintes de ressources. Quoi qu’il en soit, certaines bonnes pratiques s’appliquent à tous les lieux de travail.

6 bonnes pratiques pour la création des FDS et la gestion des notices de postes

1. Vous devez comprendre et respecter les réglementations juridictionnelles. Cela signifie qu’il faut disposer d’un système solide de suivi des produits chimiques présents dans vos produits et des juridictions dans lesquelles vous et vos fournisseurs êtes établis.

2. Vous devez demander les FDS aux fabricants/fournisseurs dès que possible. N’attendez pas la dernière minute pour contacter vos fournisseurs. Comprendre ce que font vos fournisseurs, les produits chimiques qu’ils utilisent et les FDS dont ils disposent dans leurs locaux vous aidera à identifier les lacunes. Par exemple, s’il manque une FDS à un fournisseur, vous devez vous assurer qu’il rédige ou reçoit une FDS à jour pour les produits chimiques dont il a besoin.

3. Veillez à ce que vos FDS soient systématiquement organisées par département ou par catégorie de danger afin d’optimiser la communication des dangers, comme l’exigent les normes HSE et OSHA.. Aujourd’hui, il est préférable de disposer d’un système numérique centralisé au lieu de classeurs. Quoi qu’il en soit, vous devez décider d’un système d’organisation logique. Les FDS doivent-elles être classées par département, par juridiction, par site ou par catégorie de danger ? Le système vous appartient, mais l’objectif est le même : il doit permettre aux employés qui en ont besoin d’accéder rapidement aux FDS. Les chefs de service, les responsables de la conformité et les employés travaillant avec des produits chimiques ne doivent pas passer des heures à chercher des FDS.

4. Vérifiez votre inventaire de produits chimiques. Vous devez avoir mis en place des processus pour vous assurer que chaque substance chimique ou mélange utilisé dans votre produit a une FDS correspondante. Vous pouvez peut-être mettre en place un audit régulier de vos FDS. Lorsque de nouveaux produits chimiques sont ajoutés ou que de nouveaux mélanges sont utilisés, votre équipe doit s’assurer d’ajouter également les FDS nécessaires.

5. Formez et éduquez vos employés sur les FDS. Il ne suffit pas de fournir des FDS à vos employés. Vous devez former les nouveaux employés qui travaillent avec des produits chimiques dangereux à trouver les FDS, à les organiser, à comprendre leur objectif et ce que les dangers répertoriés signifient pour la sécurité des employés. Cette formation peut également inclure employés existants pour leur rafraichir la mémoire. Il est également judicieux d’envoyer des alertes aux employés lorsque de nouvelles FDS sont ajoutées pour de nouveaux produits chimiques et mélanges, et lorsque d’autres sont supprimés sur la base de nouveaux composants chimiques et de substitutions.

6. Mettez régulièrement à jour vos FDS. Vous devez d’une part prévenir les employés de la nécessité d’avoir des FDS pour les nouveaux produits chimiques, les produits d’entretien et les produits de nettoyage, mais également vous assurer que vos FDS existantes sont mis à jour conformément à la réglementation. Vous devez disposer d’un système pour remplacer les documents périmés par la version la plus récente. Cela nécessite un contrôle des versions, ce qui est beaucoup plus facile via un système électronique que via un système papier.

Comment les mises à jour régulières de FDS réduisent les risques réglementaires

Gardez à l’esprit qu’il existe de nombreux scénarios dans lesquels un de vos employés peut avoir besoin d’une FDS :

• Manipulation de produits chimiques. Les employés qui manipulent des produits chimiques doivent comprendre les risques encourus (par exemple, irritation des yeux) afin de savoir comment se protéger à l’aide d’équipements de protection individuelle (EPI).

• Introduction d’un nouveau produit chimique. Les employés peuvent ne pas être familiarisés avec un nouveau produit chimique utilisé dans la fabrication d’un produit. Il est donc essentiel que les employés aient accès à la FDS qui explique la composition du produit chimique et les risques liés à son utilisation.

• Situations d’urgence. Même avec les contrôles les plus stricts sur les produits chimiques, les choses peuvent mal tourner. Si votre établissement est victime d’un déversement de produits chimiques ou d’un incident d’exposition, vous devez pouvoir accéder rapidement à la FDS. L’intervention d’urgence est une question de temps. Plus vite les employés peuvent récupérer la FDS, plus ils seront en sécurité et plus l’environnement et les communautés seront protégés.

• Former et éduquer les employés à la sécurité chimique sur le lieu de travail. Même si les employés peuvent accéder rapidement aux FDS, ils doivent être capables de l’interpréter pour l’utiliser au mieux. Des exemples concrets aident à former les employés, afin qu’ils soient prêts à travailler régulièrement avec les produits chimiques et à réagir efficacement en cas de déversement ou d’autres situations d’urgence. Cela s’applique également aux situations où les employés doivent transporter des produits chimiques. Savoir comment gérer le transport en toute sécurité est essentiel pour la protection des employés.

• Évaluations des risques. Les FDS sont très utiles pour effectuer des évaluations des risques dans plusieurs sites. Les informations contenues dans les FDS peuvent aider à déterminer les niveaux de risque liés à l’utilisation de certains produits chimiques, et ces risques peuvent éclairer les choix stratégiques concernant les substitutions de produits chimiques.

L’utilisation d’outils numériques pour améliorer la maintenance et la conformité des FDS

Les meilleures pratiques ci-dessus peuvent s’appliquer à la fois à la gestion électronique et à la gestion papier de FDS. Toutefois, l’utilisation d’une méthode électronique, telle qu’un logiciel, vous permet d’automatiser et de gagner un temps précieux.

1. Les classeurs peuvent être perdus ou cassés. Avec la rotation du personnel, les classeurs s’usent. Vous pouvez perdre des pages de FDS, ou les FDS peuvent contenir des annotations qui les rendent difficiles à lire. Les systèmes électroniques permettent de conserver les FDS en un seul endroit, intactes, avec un contrôle des versions. Les notes et les annotations peuvent en effet être utiles, mais les systèmes électroniques peuvent fournir ces connaissances historiques de manière plus lisible.

2. Les tableaux de bord sont très utiles. Le logiciel permet à différents utilisateurs de créer des tableaux de bord personnalisables où ils peuvent consulter les FDS de la manière qui leur convient le mieux. Les paramètres personnalisés sont très utiles car les employés peuvent adapter le logiciel à leurs besoins.

3. Suivi intégré. Il est essentiel de suivre les changements réglementaires qui ont un impact sur la gestion des FDS. Un logiciel peut vous aider à maintenir vos FDS à jour en vous donnant accès aux nouvelles exigences réglementaires et en vous permettant de gérer les FDS.

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