Analyse d'expert : Transparence : Avec le bon processus, c'est plus facile que vous ne le pensez, partie 2

Note de l’éditeur : 3E élargit sa couverture de l’actualité afin de fournir à ses clients des informations sur des sujets qui permettent de créer un monde plus sûr et plus durable en protégeant les personnes, en sauvegardant les produits et en aidant les entreprises à se développer. Les articles d’analyse d’experts, rédigés par des experts en la matière, des chercheurs et des consultants de 3E ainsi que par des leaders d’opinion externes, examinent les réglementations, les tendances et les forces ayant un impact sur l’utilisation, la fabrication, le transport et l’exportation/importation de produits chimiques.

La transparence chimique est la pratique par laquelle les fournisseurs de biens communiquent à leurs clients le contenu chimique de leurs produits. Cela permet aux clients d’évaluer leur conformité réelle aux réglementations, plutôt que d’utiliser les déterminations de conformité de base des fournisseurs (par exemple, des réponses du type oui/non ce produit est conforme aux réglementations).

Dans notre premier article, Analyse d’expert : Transparence : Révéler votre matérialité sans révéler vos secrets commerciaux ” Partie 1, nous avons examiné comment les ingrédients communs, les informations existantes, les pourcentages exacts et les avantages concurrentiels permettent aux entreprises de premier plan d’adopter une divulgation matérielle complète. Ce deuxième article de notre série examine les avantages d’un processus normalisé pour la divulgation complète des matériaux/la transparence chimique.

L’adoption d’un processus proactif de divulgation complète des matériaux peut vous aider à vous positionner en tant que fournisseur privilégié, en démontrant votre engagement à être un partenaire commercial de haute qualité et à faible risque. En passant de l’approche traditionnelle à une approche proactive de divulgation complète, vous préparez votre entreprise pour l’avenir ” avec des informations actualisées et prêtes à être partagées avec les clients ” afin que vous puissiez cesser de chercher des réponses dans le passé.

Si l’adoption d’un processus normalisé de divulgation de tous les matériaux peut aider une entreprise à se positionner comme un fournisseur de choix, pourquoi tout le monde ne le fait-il pas ?

L’un des principaux obstacles à l’adoption de la transparence par les entreprises est la perception du fardeau que représente la publication d’informations supplémentaires. De nombreuses entreprises considèrent que l’effort requis pour maintenir la documentation sur la transparence est trop lourd. Cependant, un fournisseur néglige souvent de comparer l’efficacité de l’adoption d’un processus normalisé par rapport à ses réponses ad hoc actuelles.

Il existe une meilleure souricière ! Ne restez pas bloqué à faire ce qui a toujours été fait parce que vous n’envisagez pas d’autres options.

Examinons les étapes de la procédure de divulgation classique par rapport à une nouvelle procédure normalisée (la meilleure souricière) :

Le fournisseur du produit reçoit la demande et l’évalue

Processus traditionnel : Le fournisseur reçoit une demande d’une autre entreprise. La réponse du fournisseur peut varier selon que la demande émane d’un client direct ou indirect. Souvent, dans le cas d’un client indirect, le fournisseur ne répondra pas ou suggérera au demandeur de rechercher des informations auprès de son propre fournisseur de niveau 1. Toutefois, si le demandeur est un client direct, le fournisseur évaluera alors la valeur de ce client. Dans certains cas, l’évaluation porte à la fois sur l’historique et sur les opportunités d’affaires futures en fonction de la taille de l’entreprise. Une fois que le fournisseur a évalué la relation d’affaires, il détermine finalement si le client est “suffisamment précieux” pour recevoir des informations complètes.

Il est probable que de multiples discussions, courriels et réunions avec des parties prenantes internes telles que les ventes et le marketing aient lieu lorsqu’une demande d’information est reçue, les personnes chargées de fournir des informations sur la conformité ayant pour tâche de déterminer comment répondre à la demande du client. Dans de nombreux cas, l’équipe de vente transmet la demande d’un client, puis l’équipe chargée de la conformité affirme qu’il n’est pas possible de fournir l’information. L’équipe de vente répondra en indiquant l’importance de la vente et ainsi de suite jusqu’à ce qu’un responsable prenne la décision de fournir les informations demandées. En fin de compte, seuls les clients les plus importants ou ceux qui menacent la relation commerciale obtiendront une réponse à la question de la divulgation matérielle complète.

Processus de divulgation complète des matériaux : Le fournisseur reçoit une demande d’informations sur le produit. Il détermine que la demande émane d’une entreprise valable, qu’il s’agisse d’un client direct connu ou d’un client indirect probable (c’est-à-dire qui exerce son activité sur un marché/secteur pertinent où le fournisseur opère). Cela se fait en vérifiant les domaines et les certificats de sécurité web. Dans de nombreux cas, cette étape peut être automatisée. Le fournisseur a déjà créé une réponse standardisée pour toutes les entreprises, une réponse type est donc envoyée.

L’entreprise crée la réponse

Processus traditionnel : Pour les clients les plus importants, le responsable des produits ou le responsable de la conformité remplit le formulaire réglementaire du client, en prenant souvent le temps de répondre aux questions spécialisées du client. Ils devront également reprendre contact avec les gestionnaires de produits et les fournisseurs pour toutes les questions personnalisées ou les listes de produits chimiques qui ont été collectées par le biais de déterminations standard. Parfois, le fournisseur devra prendre contact avec le client pour s’assurer que tout le monde a bien compris les questions du client. Avec des fuseaux horaires multiples, des emplois du temps chargés et des problèmes linguistiques, cet échange avec le client peut prendre plusieurs semaines, voire plusieurs mois. Si les campagnes de données du fournisseur pour les déterminations de conformité n’ont pas été achevées, le répondant désigné peut être amené à inclure des informations de conformité obsolètes parce que c’est tout ce qui est disponible.

Processus de divulgation complète des matériaux : Pour tous les produits, le fournisseur déterminera quels produits chimiques sont considérés comme confidentiels et masquera leur identité (généralement par un nom générique), tout en partageant les données de la liste de conformité et les informations sur les dangers. En outre, le fournisseur déterminera quels pourcentages relèvent du secret commercial et masquera ces points de données à l’aide de fourchettes.

En cas de questions de la part du client, l’utilisateur peut facilement passer au crible les données existantes pour obtenir l’information, plutôt que de devoir s’adresser aux fournisseurs. Les utilisateurs peuvent travailler avec leurs propres fournisseurs en amont pour maintenir les données à jour, et lorsque leurs fournisseurs partagent des informations actualisées, les utilisateurs mettent automatiquement leurs informations à jour. Chaque fois qu’un client demande de nouvelles informations réglementaires, ils savent qu’ils répondent avec les informations les plus récentes.

Tenir les réponses à jour

Processus traditionnel : Les informations relatives à la réglementation et à la gestion des produits sont rarement statiques. Pour les entreprises internationales, il semble que les réglementations ou les informations sur les produits changent quelque part presque tous les jours. Même pour les entreprises qui se concentrent sur une zone géographique ou un secteur commercial limité, des changements au niveau régional ou local ou dans les normes ou les codes de pratique se produisent fréquemment.

Prenons l’exemple du règlement de l’UE concernant l’enregistrement, l’évaluation et l’autorisation des substances chimiques, ainsi que les restrictions applicables à ces substances. Les mises à jour de la liste des substances extrêmement préoccupantes (SVHC), qui ont lieu deux fois par an, en sont un exemple. Lorsque la liste des substances extrêmement préoccupantes de l’UE est mise à jour, les entreprises lancent souvent une nouvelle campagne de demandes de renseignements auprès de tous leurs fournisseurs. Plusieurs mois peuvent être nécessaires pour recevoir les contacts actualisés des fournisseurs, s’assurer que les nouvelles mises à jour réglementaires sont incluses, obtenir l’approbation des parties prenantes internes et enfin envoyer l’enquête. À ce stade, l’équipe chargée de la conformité est déjà fatiguée de l’enquête et n’a même pas encore reçu de réponses.

L’entreprise doit ensuite attendre entre 1 et 3 mois pour que les fournisseurs répondent à l’enquête. L’équipe chargée de la conformité a alors besoin de quelques semaines pour mettre à jour les fiches de données existantes. Le temps que les informations soient reçues et les données mises à jour, il est temps d’ajouter un nouveau groupe de produits chimiques à la liste et le processus recommence, souvent avant même que la dernière mise à jour ne soit terminée. Six mois après le changement, un fournisseur peut commencer à répondre à l’arriéré des demandes de ses propres clients concernant le changement. Il n’est pas étonnant que les équipes chargées de la conformité aient toujours l’impression d’être à la traîne. C’EST LE CAS !

Si un client important demande des informations actualisées dans un délai accéléré, l’équipe chargée de la conformité devra laisser tomber ce qu’elle fait pour demander des réponses aux fournisseurs concernés. Même les contrôles de conformité accélérés peuvent prolonger le processus de réponse de plusieurs jours, voire de plusieurs semaines.

Processus de divulgation complète des matériaux : Étant donné que le fournisseur tient déjà à jour les déclarations de matériaux complètes de ses propres fournisseurs, il peut simplement comparer les matériaux connus existants à la liste réglementaire nouvellement mise à jour. S’il y a des occurrences, elles seront automatiquement notifiées dans 3E Exchange, et le fournisseur pourra alors confirmer les mises à jour (si nécessaire) avec les fournisseurs spécifiques des matériaux. Tout matériel qui passe l’examen sera prêt à recevoir une lettre de conformité mise à jour et générée automatiquement, qui pourra être envoyée immédiatement au client.

Le processus de divulgation complète des matériaux permet à l’entreprise d’économiser d’importantes ressources en réduisant le temps du personnel, la recherche de fournisseurs et en améliorant le temps de réponse aux demandes des clients. Il peut même permettre à un fournisseur de répondre à des questions sur le développement durable et à des demandes concernant des groupes de produits chimiques émergents, tels que les PFAS ou les phtalates, car il dispose déjà des informations sur la composition.

En outre, il contribue à démontrer l’engagement d’une entreprise à être un partenaire commercial de haute qualité et à faible risque pour ses clients. En aidant les clients à préparer leur avenir, une entreprise prépare le sien en tant que fournisseur privilégié.

Restez à l’écoute pour le prochain article de cette série. La troisième partie examine des exemples de rapports et de données de transparence dans divers secteurs, notamment l’alimentation, les produits de construction, les cosmétiques, les produits de nettoyage, etc.