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最近、3E Exchangeのユーザーと面談し、サプライヤー調査、データ管理、レポーティングの各機能をどのように活用しているか、理解を深めました。 サプライヤー調査やそれに伴う課題の克服に関する関心が高まる中、私たちは、サプライヤーを惹きつけるための彼らの洞察を共有するお手伝いをしたいと考えました。 そこで、サプライヤーから最高品質の回答を得るための5つのヒントをご紹介します：
1.基本を忘れない
サプライヤーに連絡を取る際、ユーザーは最初の依頼メールに基本的な依頼情報を含めることの重要性を強調しました。 誰が、何を、いつ、なぜ、が私の経験則です。 サプライヤーは、誰と仕事をしているのか、どのように質問をすればいいのかが分かれば、より良い反応が得られます。 どのような情報が要求されているのかが分かれば、社内の適切な担当者に要求を伝えやすくなります。 返送の期限を明確にすることも重要です。 そして最後に、なぜその答えが必要なのかを説明してください。 なぜ」を理解することは、タイムリーな対応への動機づけにつながります。
2.紹介 3Eエクスチェンジ!
簡単な自己紹介でも、大きな効果があります！ サプライヤーに簡単な「警告」メールを送りましょう。 プラットフォームに慣れてもらうためのミーティングを設定することもできます。 調達チームやバイヤーが関与するものもあれば……。 3E Exchangeに注目してもらい、回答の重要性を伝えましょう。
ここに2つの例があります：
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- バイヤーチームは、3E Exchangeからの今後の依頼を警告する紹介メールをサプライヤーに送信します。 その後、サステナビリティ・チームがサプライヤーと協力して具体的な質問に答えます。
- サステナビリティチームはすべてのコミュニケーションをリードしますが、3E Exchangeからの要請を含め、送信するすべてのものをバイヤーチームにコピーします。
どちらのアプローチでも、紹介メールを送ることで、サプライヤーは3E Exchangeが貴社の正式なプロセスの一部であることを確信し、リクエストを完了することのビジネス上の重要性を伝えることができます。
3.早い段階での期待の確立
多くのユーザーが、サプライヤーとの関係の早い段階で化学物質開示要件を確立する必要性を述べています。 このような要件を正式なサプライヤー契約書に盛り込むことが第一歩であり、その後、審査時にサプライヤーがこれらの要件を理解していることを確認することで、成功率が大幅に向上しました。 多くの場合、購買仕様がまだ確定していないため、サプライヤーとの関係構築中に化学データを入手することはできません。 サプライヤーが、完全またはほぼ完全な資料開示を共有する必要があることを早い段階で認識することで、3E Exchangeの導入がより容易になります。
4.複数レベルの情報開示
学生時代と同じように、必要なデータを得るために過剰な努力をするサプライヤーもいれば、より多くの努力を必要とするサプライヤーもいます。 複数のユーザーが、この2つのカテゴリーに分類されるサプライヤーと、その中間に位置するサプライヤーに対して、複数の開示レベルを用意することの重要性を述べています。 ほとんどのユーザーは、まずサプライヤーに完全な材料開示を求めます。 サプライヤーは独自の化学物質について懸念することが多く、一部の化学物質を独自に管理したいという要望は、3E Exchangeのサプライヤー調査における独自機能によって答えられました。 しかし、サプライヤーの中には、化学物質の完全な開示ではなく、特定の化学物質リストへの証明や製品に関する質問への回答を希望するところもあるため、よりシンプルな要求で遅れをとっているサプライヤーに2回目の調査を送付したことは、非常に成功したアプローチでした。
5.言語の問題
最後に、サプライヤーが理解し、できるだけ多くの情報を回答するよう促すような質問の仕方を心がけましょう。 Shaw社のMelea Wade氏は、California Prop 65の内容に関する例を示しました。 2つ質問して、化学的な名前を入れない方が簡単です：
率直に聞いてください：
メレアは、もっと簡単な2番目の質問のほうが、いい答えが返ってくることに気づきました。
サプライヤーに情報、特に化学物質含有量のような機密情報を要求する際には、明確かつ公正で、ある程度柔軟であることが非常に重要です。 これらのベストプラクティスを活用し、貴社とサプライヤーの双方がより簡単に物事を進められるようにしましょう。
